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催促状とは？催促状の書き方や支払いがないときの対処法を解説します
催促状とは、代金などの支払いを促す書類です。期日までに支払いをしない相手方への対処法の1つと捉えてください。
この記事では、催促状の書き方や支払いがないときの対処法について解説します。自社宛に催促状が届いた際の対処法についても触れていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
催促状とは何か
そもそも、催促状とはどのような書類なのでしょうか。催促状はどのようなときに送るべき書類なのか、どういった法的効果があるのかを解説します。また、督促状や支払督促との違いについても確認しておきましょう。
催促状とは支払いがないときに送る書類
催促状は、支払いをしない・支払期日を過ぎている相手方に対して支払いをするよう要求する書類です。速やかな支払いを「促す」ための書類であり、支払うよう「命じる」といった強いニュアンスは込められていません。
したがって支払いを促す際、はじめに送付するのが催促状と考えてください。支払期日に対して遅れていることを知らせることが目的のため、強い表現は控えた文面で作成するのが一般的です。催促状を送付しても支払いに応じる様子がなければ、後述する督促状や支払督促へと段階を踏んで対応していくことになります。
催促状の法的効果
催促状の法的効果は限定的です。催促状を送付したことによって債務が確定するわけではありません。相手方が本来支払うべき金額や支払期日が催促状に記載されていたとしても、相手方に支払う義務があると証明されたことにはならないのです。
ただし、債権の時効が完成するのを阻止する効果はあります。民法で定められている債権の消滅時効は、下記のうちいずれか早いほうが到着したときです。
- 債権者が権利を行使できることを知ったときから5年間
- 債権者が権利を行使することができるときから10年間
催促状の送付により、債権の消滅時効の完成を6ヶ月間遅らせることができます。このように、催促状の法的効果は債権の消滅時効の完成を延ばせる点にあるのです。
督促状との違い
催促状と似た書類に「督促状」があります。名称が異なっているものの、催促状・督促状にそれぞれ大きな違いはありません。法的効果はいずれも催促状と同様です。
一般的に、催促状よりも督促状のほうが強いニュアンスの文面で記載されます。そのため、催促状を送付しても支払われないときに督促状を送付するケースが多いのです。相手方の心証を考慮して突然強いニュアンスの文書を送付することのないよう、まずは催促状を送付した後に督促状を送るといったように段階を踏むケースが見られます。
つまり、催促状と督促状に法的効果の差はなく、ニュアンスのみが異なる書類と考えてよいでしょう。
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支払督促との違い
催促状・督促状と支払督促の最も大きな違いは送付元です。催促状・督促状が事業者から送付されるのに対して、支払督促は裁判所から送られます。支払督促は催促状や督促状よりも強い措置であり、送付された相手方が支払督促を放置していると強制執行を受けることになるのです。
相手方は支払督促に異議がある場合、裁判所に異議申立てをする必要があります。異議申立ての提出期限は支払督促を受け取った日から2週間以内です。2週間が経過すると、差押えなどの強制執行が可能な状態となります。このように、実行力を伴う法的効果がある点が催促状・督促状とは大きく異なります。
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催促状の書き方
催促状は具体的にどのように書けばよいのでしょうか。催促状に記載するべき内容とテンプレートを紹介しますので、催促状を作成する際に役立ててください。
催促状の内容
催促状に記載する項目は下記の通りです。
- 宛先：相手方の氏名、企業名など
- 発行日：催促状の発行日または送付日
- 差出人名：自社の企業名、部署名、担当者名
- 表題：「催促状」「お支払いの件につきまして」などと記載
- 支払金額：何に対して何円支払う必要があるか
- 支払期日：いつまでに支払う必要があるか
- 振込先：振込先の銀行口座情報
特に、催促状の発行日・支払金額・支払期日は明確に記載しましょう。相手方が何に対しての支払いであるかを確認のうえ、支払いに関する連絡などをする際に必要な情報となるからです。
催促状のテンプレート
催促状として活用できるテンプレートを紹介します。相手方の氏名等を変更して活用してください。
令和〇年〇月〇日株式会社〇〇〇〇事業部〇〇課 氏名 印 〇〇〇〇様 〇〇に関するお支払いの件につきまして 拝啓 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠に有難うございます。 さて、このたび〇〇ご購入に関しまして、令和〇年〇月〇日付にてご請求差し上げております。お支払い期日は〇月〇日となっておりますが、本日の時点でご入金の確認が取れておりません。 誠に恐縮でございますが、手違い等でご送金が未了となっていないか今一度ご確認いただき、至急お支払いいただけますようお願い申し上げます。 《ご利用内容》・ご購入日：令和〇年〇月〇日・ご購入商品：〇〇〇・代金：〇〇〇〇円（消費税込み）・お支払い期限：令和〇年〇月〇日 《お振込先》〇〇銀行〇〇支店 普通〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：株式会社〇〇 なお、本状は〇月〇日の入金情報を元に作成いたしております。万が一、ご送金が本状と行き違いになっておりましたらご容赦願います。 敬具 |
催促状の送り方
催促状を送付する際には、最初の段階では普通郵便で送りましょう。何の件に関する催促状であるかが一目で分かるよう、請求書の写しを同封しておくことをおすすめします。相手方が二重計上することのないよう、請求書の写しには「再発行」と印を押しておくと親切です。
重要な内容物が封入されていることが分かるよう、封筒には「重要なお知らせ」「催促状」などと朱書きしましょう。他の郵送物に紛れて開封されないまま放置されるのを防ぐことができます。
催促状を送っても支払いがないとき
催促状を送付したことで代金が支払われれば問題ありませんが、送付後も支払いが確認できないケースも想定できます。その場合の対処法について確認しておきましょう。
内容証明で督促状を送付する
催促状を送っても支払いが確認できないようなら、より強いニュアンスの措置へと段階的に移行しましょう。次の段階として、督促状または督促状を内容証明郵便で送付します。
内容証明郵便とは送付した日付や文書の内容を記録するためのもので、普通郵便よりも公的な性質があります。裁判になった場合に証拠として提出することもできるため、支払いの督促が法的措置の前段階に入ったことを相手方に知らせる効果があります。
支払督促を行う
内容証明郵便で督促状を送付しても効果がなければ、さらに強い措置として支払督促を行います。裁判所を通じて代金の支払いを命じる措置へと移行することになり、債権回収に第三者が介在している事実を知らせる効果があるからです。
支払督促を行うには、裁判所に申立てを行う必要があります。書類審査後、裁判所から相手方へ支払督促が送付されます。これらは法的な手続きであるため、支払督促の時点から弁護士に依頼したほうが手続きがスムーズに進むでしょう。
強制執行
相手方が支払督促を受け取ってから2週間以内に異議申立てを行わない場合、債権者は仮執行宣言を求めることができます。仮執行宣言が付された支払督促は債権名義となり、強制執行ができることになるのです。
強制執行では相手方の財産や給与の差押えが可能となります。代金を回収するために実行力を行使することになるため、相手方が督促に応じない場合にやむを得ず取る手段と捉えてください。相手方が支払いの催促や督促に応じ、自らの意思で支払うのが理想です。
民事裁判
支払督促に対して相手方が異議申立てをした場合や、相手方の財産が不明で強制執行が不可能な場合、民事裁判によって請求することになります。60万円以下の請求の場合は少額訴訟を利用することにより、1回の審理で簡易的に裁判手続を終結することも可能です。
このほか、民事調停や民事訴訟によって代金の支払いを求めることも可能ですが、訴訟費用と回収すべき代金とのバランスを考慮する必要があります。実際には訴訟費用のほうが高額になることが多いため、民事裁判にまで発展するケースは稀と考えてよいでしょう。
もし催促状が届いたら
では逆に、自社宛てに催促状が届いた場合はどのように対処すべきなのでしょうか。
もし届いた催促状が身に覚えのある内容で、本来支払う必要のある金額に間違いがなければ速やかに支払いましょう。万が一支払えない場合は、催促状の送り主にその旨を連絡し、相談する必要があります。支払う意思があるかどうかによって債権者の対応が変わることも想定できますので、誠実に対応することが大切です。
身に覚えのない催促状だった場合も、事実と異なることを先方に連絡しておく必要があります。ただし、架空請求など詐欺の可能性もありますので連絡する際には注意が必要です。詐欺の疑いがある場合は、直接連絡するのではなく弁護士などに相談しましょう。
催促状は支払いがないときに送付するもの
催促状は、期日までに支払いが確認できない場合に送付する文書です。支払いを促すための措置として、初期段階でまず送付するのが催促状と捉えてください。相手方が支払いに応じない場合は、督促状や支払督促へと段階を踏んで対応していくことが大切です。
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