代金未回収を防止するコツとは?支払いを催促する方法・注意点

今回の記事では、支払いを催促する方法や注意点について解説します。代金未回収を防止するための手段もあわせて紹介しますので、ぜひ役立ててください。

目次
  1. 請求書などの支払いを催促する方法とは
    1. ステップ1:まずは社内で不備がないか確認する
    2. ステップ2:メール・電話で相手先に連絡する
    3. ステップ3:催促状を作成・送付する
    4. ステップ4:督促状を作成・送付する
    5. ステップ5:法的措置を視野に入れる
  2. 「催促」と「督促」の違いとは?
  3. 催促状と督促状はなぜ必要か?
  4. 催促状・督促状の作り方を解説
    1. 催促状の作り方
      1. 記載する項目
      2. 送付する際の注意点
    2. 督促状の作り方
      1. 記載する項目
      2. 送付する際の注意点
  5. 督促状を出しても支払いがない場合
  6. 請求書の未払いが発生する理由とは
    1. 相手の故意
    2. 相手のミス
    3. 自社のミス
  7. 支払いの催促が必要なときは、ビジネスマナーをもって丁寧に

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発行した請求書の未払いがあると、自社の企業活動にどうしても影響が出てしまいます。もちろん、未払いが発生しないのが理想です。しかし、どうしてもこちらからアクションをしなければならないケースもあるでしょう。

請求書などの支払いを催促する方法とは

まずは請求書等の支払いを催促する方法について、5つのステップに分けて解説します。

ステップ1:まずは社内で不備がないか確認する

まずは自社に不備がないかどうかを確認します。こちら側のミスであるのにもかかわらず、相手に催促をしてしまっては、ネガティブな感情を抱かれてしまうからです。

特に注意しておきたいのは、請求書の宛先の間違いです。会社名や担当の部署を間違えてしまうと、そもそも請求書が届くべきところに届かないため、相手側が支払い状況の発生を確認することができません。

他にも、日付の記載ミスや請求書の送付忘れなどを確認しましょう。

ステップ2:メール・電話で相手先に連絡する

自社に不備がないことを確認できれば、最初のステップは終了です。次に、メールや電話を使って、相手先に連絡を取りましょう。ここで重要なのは、相手側に心理的な負担をかけないことです。単純に払い忘れている可能性もあるため、最初は電話ではなくメールで連絡するのが無難でしょう。

また電話では口頭でのやりとりになるため、目に見える証拠が残りません。なるべくメールを使うようにしましょう。もしメールの返信が来ない場合は、電話を使って相手に確認をします。

ステップ3:催促状を作成・送付する

メールや電話で連絡を取っても、お金が振り込まれない場合もあります。またそもそもメールや電話がつながらない状況も考えられるでしょう。そこで用意するのが催促状です。

催促状とは、入金を要求するための書面です。特に法的拘束力はありませんが、「期日までに入金されていないので、至急振り込んでほしい」といったメッセージを伝えられます。

ステップ4:督促状を作成・送付する

催促状を送付しても音沙汰がない場合は、督促状を作成・送付しましょう。督促状は、相手から入金されない場合にその支払いを強く促すために作成・送付する書面です。

督促状を送付する際に重要なのは、内容証明で送る点です。内容証明は、書面の内容や受け取り日時などを証明するものであり、こうした状況下ではとても有効です。「書面は送付されていない」など、相手に言い逃れされるのを避けたい場合は必ず内容証明で送りましょう。

ステップ5:法的措置を視野に入れる

督促状は相手に入金を促す書面ではありますが、強制的に支払わせる効果はありません。そのため、相手側がそのまま無視をすれば、支払われるべき金額を入金されないことになります。

どうしても回収しなければならない金額であれば、最終手段として法的措置を検討しましょう。具体的には、裁判所からの支払督促・少額訴訟・民事調停・強制執行があります。

もちろん、法的措置はとても手間がかかってしまうため、あくまでも最終手段です。

「催促」と「督促」の違いとは?

催促と督促は同じような意味で捉えている人も多いかもしれませんが、様々な違いがあります。まずは、それぞれの意味です。

・催促:相手に何かをしてほしい時に、特定の事柄を早くするように促す。会社同士のやりとりでは、リマインダーのような役割を果たす。

・督促:特定の期限までに相手が履行していない事柄がある際に、至急対応するように促す。会社同士のやりとりでは、一定の強制力を持っている。

また催促と督促は、送付するタイミングも異なります。

・催促:まずはメールや電話を使って状況を確認し、それでも音信不通になっている際に送付する。

・督促:催促をしても相手が対応してくれない場合に送付する。

そして、法的効力にも違いが見られます。

・催促:基本的に相手の行動を促すものであって、法的効力はない。

・督促:強い法的効力があるわけではないが、時効を6ヶ月間延長できる。

どちらかと言えば、催促の方が督促に比べてカジュアルに使われるイメージとして捉えておくと分かりやすいでしょう。

催促状と督促状はなぜ必要か?

督促状や催促状を事業者が送付する主な目的は、代金未回収を防ぐことです。取引が成立した時点で、事業者には債権が発生しています。期日までに支払いを完了せず債務を履行しないのであれば、相手方に非がある可能性があります。

しかし、代金未回収のまま放置していた取引が多発すると、事業者の収益を圧迫する原因となります。代金未回収を放置する事業者は、取引先から管理能力を疑われかねません。督促状や催促状を適切な時期に発行・送付することは、事業者として管理体制が行き届いていることの表れなのです。

催促状・督促状の作り方を解説

催促状と督促状の作り方が分からない方も多いでしょう。ここでは、それぞれの作り方と注意点を解説します。

催促状の作り方

記載する項目

記載する項目として重要なのは、「発行日または提出日」です。催促状を送付する日付を記載することによって、複数書面を発行していた場合に便利になります。例えば相手側から「〇〇日に発行いただいた催促状の件で〜」とメッセージが送られてくれば、どの催促状のことなのかを特定しやすくなります。

また「宛先」の記入も重要です。特に会社と会社とのやり取りであれば、会社名を宛先にするケースが多くなっています。会社名を宛先にする場合であれば、封筒などに書くのと同じような要領で「御中」を最後に付けましょう。会社名ではなく人を宛先にする場合は、以下のようになります。

宛先書き方
代表〇〇株式会社代表取締役〇〇様
担当者〇〇株式会社〇〇部〇〇課(役職)〇〇様

「自分の連絡先」も欠かせません。また「請求金額」「支払い期日(いつまでに支払ってほしいのか)」「入金確認時点(どの時点のデータを参照して催促状を送っているのか)」といった情報も余すことなく記入しましょう。

そして、「振込先(銀行口座であれば銀行名・支店名・口座番号・名義)」を指定しつつ、入金してほしい旨のメッセージを添えます。ここまで解説した項目がすべて記入できれば、催促状として送付できるでしょう。本文の例文は以下の通りです。

(例文)

ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より、弊社のサービスをご利用くださいまして、誠にありがとうございます。さて、このたびの〇月ご利用分につきまして、令和〇年〇月〇日の支払い期日を過ぎましても、本日時点でご入金の確認ができておりません。ご多忙のところ恐れ入りますが、念のため、ご送金が完了されたか今一度ご確認いただけますでしょうか。何らかの手違いかとは存じますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

送付する際の注意点

催促状はリマインダーのような位置づけなので、送付する際は普通郵便で構いません。また請求書のコピーが同封されていれば、相手側も請求内容が確認しやすくなります。

請求書は、再発行・コピーであることが分かるように「再発行」「写」などの印鑑を押しておきましょう。そうした印鑑の類を持っていなければ、朱書きでも問題ありません。

督促状の作り方

記載する項目

督促状の記載項目は、一部催促状と似ています。まず「発行日」を記入しましょう。これは催促状の場合と同じく、発行日または提出日の日付を記載します。「宛先」も催促状と同じように、会社であれば「御中」、人であれば部署名・役職名の後に「様」を付け加えます。「自分の宛名」も同様です。

表題に「督促状」と書きつつ、支払いの要求について記載します。文章例は以下の通りです。

(例文)

このたびの〇月ご利用分ですが、令和〇年〇月〇日の支払い期日を過ぎても、未だにご入金の確認ができておりません。何らかの手違いかとは存じますが、念のため、ご送金が完了されたか今一度ご確認いただき、下記の口座まで至急お支払いいただきますようお願い申し上げます

上記は多少マイルドな表現ですが、書面によっては「再三ご請求しているにもかかわらず」など、多少強い言葉を使う場合もあります。

支払いの要求に加えて、法的措置の検討に関する記述も必要です。例文は以下のようになります。

(例文)

令和◯年◯月◯日までにお支払いいただけない場合は、誠に遺憾ではございますが、法的措置を取らざるを得ませんことをご承知おきください。

なお、本状は〇月〇日現在の入金データをもとに作成しております。ご送金が本状と行き違いになってしまいましたら、悪しからずご容赦願います。

送付する際の注意点

送付する際は、一般的には普通郵便で送付することになります。特に封筒が決まっているわけでもないため、会社の封筒または茶封筒を利用すると良いでしょう。

また請求書(のコピー)を同封し、どの内容について督促を受けているのかを分かりやすくするのも重要です。封筒の表には「督促状」である旨を示し、重要書類であることを明確にしましょう。

▼督促状の書き方ついて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

【例文あり】知っておきたい!督促状の書き方やテンプレートについて
本記事では、督促状に記載すべき項目や催促状・催告書との違いを分かりやすく解説しています。督促状を送付するタイミングやテンプレートも紹介していますので、ぜひ役立ててください。

督促状を出しても支払いがない場合

督促状を送付してもなお支払いがなければ、法的措置への移行を検討する段階に入ります。裁判所を通じて送られる督促は「支払督促」と呼ばれ、財産の差し押さえなどの強制執行が可能です。

▼法的措置に移行する場合の順序

  1. 督促状を内容証明郵便で送付
  2. 簡易裁判所へ支払督促の申立て
  3. 簡易裁判所が債務者へ支払督促を送付
  4. 強制執行(差し押さえ)

支払督促を送付した際、相手方が「催促・督促があったことを知らなかった」と主張するのを防ぐために、督促状を内容証明郵便で送付しておきましょう。送付した日時や書状の内容が法的に証明されますので、相手方は「知らない」「見ていない」と主張できなくなります。

支払督促にかかる手数料は100万円の債権回収であれば5,000円、1,000万円であれば25,000円です。通常訴訟と比べて訴訟費用が安価ですので、支払督促の送付に踏み切るのも債権回収の有力な方法といえます。

請求書の未払いが発生する理由とは

請求書の未払いが発生する理由について、「相手の故意」「相手のミス」「自社のミス」の3つに分けて解説します。

相手の故意

あまりケースとしては多くありませんが、最も厄介なのが相手の故意です。具体例としては、貸し倒れがあります。貸し倒れとは、企業の経営が悪化してしまい債権が回収できない状態です。督促状の文面でよく見られる「売掛金」といったワードは、この貸し倒れに関係しています。

また貸し倒れだけでなく、最初から明確な悪意を持って入金をしない企業もあります。こうしたケースを防ぐためには、与信管理を徹底し、悪質な相手と取引をしないようにするのが大切です。

▼与信管理ついて詳しく知りたい方はこちら

与信とは?言葉の意味から管理の方法までわかりやすく解説
この記事では与信とはそもそも何か、与信管理とは具体的に何をすることなのかを詳しく解説します。与信管理に際して注意すべきポイントも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

相手のミス

相手のミスによって入金されないことも珍しくありません。ただし相手の故意の場合と異なり、ミスを認知すればすぐに支払いをしてくれるため、被害は抑えられるでしょう。

相手のミスとしてよくあるのが、「支払い期日を間違えていた」「請求書が担当者に届いていなかった」「請求書を紛失していた」といったことです。これからも取引を続けるようであれば、ビジネスマナーをもって真摯に対応し、強い表現で要求することはしないようにしましょう。

自社のミス

自社のミスで未払いが発生するパターンもあります。考えられるミスとしては、「期日を間違えて記入してしまっていた」「そもそも請求書を送付し忘れていた」「請求書の送付先を間違えていた」などが挙げられるでしょう。

自社でのミスをなくすためには、支払い管理を徹底するなど、未回収リスクを抑えるための工夫が必要になります。自社の課題にマッチした外部サービスがあれば、それらを活用するのも有効でしょう。

支払いの催促が必要なときは、ビジネスマナーをもって丁寧に

催促・督促などのやりとりで重要なのは、何よりもまず「自社に不手際がないか」を確認する作業です。こちらの勘違いで相手に催促をすれば、ネガティブな印象を抱かれてしまいます。必ず自社での確認作業を徹底しましょう。

また相手側に落ち度があったとしても、高圧的な態度は取らず、ビジネスマナーをもって丁寧に対応しましょう。

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