Web受発注システムの基礎知識や導入するメリット、サービスを比較する際のポイントについて解説します。
WEB受発注システム導入の際に比較するポイント6つ
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Web受発注システムとは
Web受発注システムとは、企業の受発注に関する取引業務を、オンライン上で完結させるためのシステムです。受注側と発注側それぞれの業務を効率化できるため、自社だけでなく取引先にとってもメリットの大きいシステムとなります。
Web受発注システムは、飲食やECなど、様々な業界で用いられています。取引先との業務を効率化することから、一般消費者とやりとりをするBtoCではなく、企業同士の取引である「BtoB」の領域で扱われるのが一般的です。
Web受発注システムの種類
Web受発注システムの種類は、主に以下の3つです。
| 種類 | 説明 |
| クラウド型 | オンライン上で提供されているサービスを利用する形式。ソフトをインストールする必要がなく低コストで利用できる |
| フルスクラッチ型 | ゼロからシステムを構築する形式。自社の好きなようにカスタマイズできるが、非常にコストが高い点に注意が必要 |
| ハーフスクラッチ型 | 既存のシステムを使ってカスタマイズする形式。フルスクラッチよりも開発費用は抑えやすいが、クラウド型よりは割高になる |
昨今では、低コストで導入できるクラウド型が人気です。
Web受発注システムの機能
Web受発注システムが対応できる機能は多種多様です。「発注における機能」と「受注における機能」に分けて、一覧にして紹介します。まずは、発注における主な機能です。
- 発注書の自動作成・送付機能
- マルチチャネル機能
- 注文履歴からの再発注機能
- 発注情報管理機能
- Excelなどのファイル出力機能
次に、受注における主な機能です。
- マルチチャネル機能
- 商品案内機能
- 受注管理機能
- メール配信機能・メール自動配信機能
- 在庫管理機能
- 自動出荷指示機能
- 伝票・納品書の自動作成機能
- 請求書の自動作成・発行機能
- システム連携機能
ここで紹介したのは、あくまでも代表的な機能です。Web受発注システムには様々な種類があり、サービスによって内容が若干異なります。
Web受発注システムを導入するメリット
Web受発注システムを導入するメリットは、以下の4点です。
- 作業時間の削減
- 受注機会の増加
- リアルタイムでの状況把握
- ペーパーレス化
上記4つのメリットについて、それぞれ詳しく解説します。
作業時間の削減
Web受発注システムを導入する大きなメリットは、作業時間の削減による業務効率化です。従来の受発注は、電話やFAXなどで行われていましたが、「取引先が増えればその分業務が煩雑になってしまう」といった課題がありました。
Web受発注システムでは、受発注に関する書類の作成・発行を自動化できるため、シンプルかつ効率的に業務を進められます。
受注機会の増加
受注機会の増加も、Web受発注システムを導入する大きなメリットです。例えば電話を使った受発注業務の場合、同時に他の取引先からの受注業務ができず、受注機会を逃すといったケースも珍しくありません。
Web受発注システムを導入すれば、24時間365日受発注可能になるため、従来よりも受注機会が増える可能性があります。
リアルタイムでの状況把握
Web受発注システムを使って、受発注の金額・数量をリアルタイムで確認できるのも重要なメリットです。電話などのアナログな方法では、受発注のやりとりを済ませてから、それをデータとして反映させなければなりません。
しかしWeb受発注システムであれば、取引データが即座に反映されるため、キャッシュフローの把握がしやすくなります。
ペーパーレス化
ペーパーレス化につながるといったメリットも見逃せません。Web受発注システムは、オンラインで業務が完結するため、今まで受発注で使っていた紙の納品書・請求書などが不要になります。
従来の受発注では、書類の整理や管理が必要であり、特に取引先が多い企業には大きなコストがかかっていました。Web受発注システムであれば、ペーパーレス化を通して、整理・管理コストを削減できます。
Web受発注システムを選ぶ際の比較ポイント
Web受発注システムを選ぶ際の比較ポイントは、以下の6つです。
- 機能性
- カスタマイズ性
- 操作性
- マルチデバイス対応
- サポート体制
- 導入実績
上記のポイントについて、それぞれ詳しく解説します。
機能性
Web受発注システムを導入する際に、まず重視したいのは機能性です。先述のようにサービスによって機能が異なるため、必要な機能をあらかじめ洗い出しておき、自社に合ったシステムを選ぶのが重要になります。
ただし機能性とコストには相関関係があり、「高機能なシステムの導入・運用にはそれなりの費用がかかる」点には注意しておきましょう。機能が多すぎても、持て余してしまったり、月額費用が高くなったりしてしまう可能性もあります。
カスタマイズ性
Web受発注システムが、どれだけカスタマイズ性に優れているかどうかも重要なポイントです。カスタマイズ性があれば、余分な機能を搭載する必要がないため、無駄なコストが省けます。
具体的には、業界・業種や業務における課題などを洗い出し、それに合った機能をカスタマイズしてもらえます。Web受発注システムの中には、公式サイトでカスタマイズ事例を公開しているサービスもあるため、事前に情報を集めておくと良いでしょう。
操作性
Web受発注システムの操作性が会社にあっているかどうかを確認することも重要です。特に「システムを使い慣れていない」「初めてシステムを導入する」といった場合は、なるべくシンプルな操作性のサービスを選ぶのが良いでしょう。
Web受発注システムには、無料プランや無料トライアルに対応しているところもあります。通常版に比べて、機能が制限されているといったデメリットはありますが、操作性を確認するには十分です。
マルチデバイス対応
マルチデバイスに対応しているかどうかもチェックしましょう。Web受発注システムは、基本的にPCで操作することになりますが、スマートフォンやタブレットに対応しているかどうかも重要です。
スマホ・タブレットに対応していれば、出先でスムーズにシステムを確認できるなど、利便性が大きく高まります。特に「営業活動で外回りが多い」「リモートワークが多い」など、オフィス外での活動頻度が高い業界・業種であれば、マルチデバイス対応の優先度は高めです。
サポート体制
バグやイレギュラーな事態が発生した場合、問い合わせができるサポート体制が整っているかどうかも重要なポイントです。特にメールやチャットだけでなく、緊急時の電話など、様々な手段で問い合わせができるかどうかもチェックします。
サポート体制が整っていたとしても、「回答までに時間がかかる」「回答の精度が悪い」などの問題があれば本末転倒です。サポート体制と同時に、そのクオリティに関してもなるべく細かく見ておくと良いでしょう。
導入実績
導入実績のチェックも欠かせません。Web受発注システムの公式サイトでは導入実績が公開されているため、「自社に近い業種の人・企業が使っているかどうか」「信頼できる企業かどうか」を確認できます。
もし公式サイトに十分な記載がない場合は、問い合わせフォームからの問い合わせや、見積もり時の質問などの方法でもチェックできます。どれにするか迷った場合は、十分な導入実績を持っているシステムを選ぶのがおすすめです。
Web受発注システムを選ぶ際の注意点
Web受発注システムを選ぶ際の注意点は、以下の3点です。
- 予算と条件の優先順位を決めておく
- 取引先の協力も視野に入れる
- 取引先へのサポートも視野に入れる
上記3つの注意点について、それぞれ細かく解説します。
予算と条件の優先順位を決めておく
まずは、機能の優先順位と予算を決めておくことです。先述のように、Web受発注システムは、基本的に機能が増えていくにつれてコストが高くなります。機能とコストのバランスを考えて、自社なりの基準を作っておきましょう。
上記の基準をしっかりと作り込んでおくと、システムを選ぶ際に大きく役立ちます。さらに一からWeb受発注システムを作る場合には、より最適なシステムを構築できるようになるでしょう。
取引先の協力も視野に入れる
電話やFAXなど、アナログな方法で受発注を行なっていた場合は、取引先の同意を得る必要がある点にも注意しましょう。Web受発注システムは、受注側・発注側の業務に関わるものなので、取引先に協力してもらう必要があります。
「なぜWeb受発注システムを導入するのか」「実際にどのようなメリット・デメリットがあるのか」「導入後はどのような流れで進めていくのか」などを説明し、同意を得やすくする取り組みも重要です。
取引先へのサポートも視野に入れる
取引先の同意を得るだけではなく、受発注システムに慣れるまでのサポートも視野に入れる必要があります。特にアナログでの方法に慣れ親しんでいた企業にとって、Web受発注システムへスムーズに移行するのは簡単ではありません。
取引先の同意を得る際に説明しておいた内容に沿って、サポートを実施します。導入したばかりの際は、取引がスムーズにいかなくなる可能性も考慮しておきましょう。
まとめ
Web受発注システムは、業務効率化のために欠かせません。機能性やカスタマイズ性、操作性など様々な項目を細かく確認し、自社に合ったシステムの導入を目指しましょう。
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