請求業務とは？流れや効率化のポイントをまとめて解説

請求業務は、請求書発行から代金回収までの一連の業務を指します。業務量は企業によって異なりますが、「請求金額に時間がかかる」「代金未回収のリスクによって新規顧客の開拓ができない」といった課題を抱えている担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、請求業務の基礎知識や流れ、想定される問題点・課題などを幅広く解説します。この記事を最後まで読めば、請求業務を効率化するための最適な方法を理解できるようになるでしょう。

請求業務とは？

請求業務とは、商品・サービスの販売時に行う、請求書発行から代金回収までの業務を指します。請求書の発行は、法的に定められているわけではありません。しかし取引があった証明をするためにも、請求書を発行しておくことはとても重要です。

請求の種類としては、取引が発生するたびに行う「都度請求」や、一定期間（締め日まで）の取引をまとめる「締め請求」があります。請求をした後は、適切な期日までに支払いをしてもらい、代金を回収します。

請求業務の流れ

請求業務の基本的な流れは、以下の通りです。

• 請求金額の確定
• 請求書の作成
• 請求書の発行・送付
• 入金確認
• 消込処理
• 購入者への督促

上記のそれぞれのステップについて詳しく解説します。

請求金額の確定

まずは、取引の内容・単価・個数の情報をもとに金額を算出し、請求金額を確定させます。先述の都度請求や締め請求など、契約に応じて適切な金額を計算しましょう。

特に注意しておきたいのが、請求金額の間違いです。後に金額ミスが発覚すると、購入者の信用を失ってしまう可能性もあるため、十分注意する必要があります。

請求書の作成

請求金額が確定したら、その内容に応じて請求書を作成します。請求書には様々な形式があるものの、記載内容に関しては、どのフォーマットもある程度同じです。作成する際は、Excelなどのソフトや、請求管理システムなどの請求書作成機能を使います。

請求書に記載する要件としては、以下のようなものがあります。

• 送付元の情報
• 送付先の情報
• 取引内容
• 請求金額
• 支払期限
• 振込先

請求金額を決定する際と同様、送付元・送付先の情報や取引内容などの項目については、間違いがないように注意しましょう。

請求書の発行・送付

請求書が作成できたら、データもしくは紙で発行して購入者に送付します。データの場合、「タイムラグがなく送信できる」「印刷などの手間がかからない」「郵送上のトラブルが発生しない」などが大きなメリットです。

特に取引件数が多いような場合は、作業が煩雑になりやすいため、紙ではなくデータでのやりとりがおすすめです。ただしデータで管理する場合も、誤送信やサイバー攻撃などのリスクがあるため、セキュリティ面には十分注意しましょう。

入金確認

請求書を送付したら、ひとまずこちらからのアクションは一旦完了となります。送付後は、請求書に記載された期日までに、購入者から入金されるかどうか確認をしましょう。ここで重要なのは、入金の事実だけでなく金額に誤りがないかもチェックすることです。

もし請求額と実際の入金額が異なっている場合は、その原因を調べなければなりません。基本的には購入者に連絡し、各種調整を行う必要があるため、担当者の負担が増大します。

消込処理

入金の事実、そして請求額と実際の入金額の一致が確認できたら、次に消込処理を行います。消込処理とは、入金後に、帳簿に計上してある売掛金を削除する業務です。

売掛金は、あくまでも債権であり、そのまま収益として扱うことはできません。売掛金を消し込むことで、取引の処理が完了し、月次決算や締め作業ができるようになります。

当然、会社の規模が大きくなれば取引量も増えるため、消込業務の作業が多くなります。

購入者への督促

請求書に記載された期日までに入金がない場合は、購入者に対して催促督促を行う必要があります。ここでの督促とは、「特定の期限までに履行されていないこと（支払い）を急がせること」です。

「担当者がうっかり支払いを忘れていた」といった場合も十分考えられるため、督促は段階的に行うのが一般的です。最初はメールを使い、次に電話で督促をし、それでも反応がなければ督促状を送付します。督促に応じない場合は、法的措置を検討するケースもあります。

▼支払督促について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

支払督促は未払金回収の手段の一つ！支払督促の方法や注意点とは

本記事では、支払督促の特徴やメリットを分かりやすく解説しています。支払督促を行うときの注意点も併せて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

請求業務の問題点と課題

請求作業には、請求金額の計算や書類の管理・保管、代金未払いなどいくつかの問題点や課題があります。トラブルにつながるケースも多いため、事前に課題を想定しておくのが重要です。ここでは、主な問題点・課題を4つ紹介します。

請求金額の計算に時間がかかる

請求金額を手入力・Excelなどで行なっている場合は、どうしても計算に時間がかかってしまいます。特に取引件数が多い場合は、それぞれ請求金額を算出しなければならないため、負担の増大も避けられません。

また、単純作業の繰り返しによってミスを起こすリスクがあるのも課題です。請求金額の計算や請求書への反映は、それほど複雑な作業ではありませんが、時間がかかれば集中力を保つのが難しくなります。請求金額のミスは、信用問題にもつながるため、作業を慎重に進めなければなりません。

書類の管理・保管の手間がかかる

書類の管理・保管の手間がかかるのも課題と言えます。データではなく紙で書類を保管する場合は、ファイリングをして、オフィスのキャビネットなどにしまっておくのが基本です。購入者が多くなれば、その分保管する書類も多くなります。

請求書の保存期限は、法人であれば7年〜10年となります。税務調査が入った際、目当ての書類に手早くアクセスしやすくするためにも、ファイリング作業を適切に行わなければなりません。

他の業務へ手が回らなくなる

先述の業務フローを行うにあたって、他の業務まで手が回らなくなる可能性もあります。特に購入者が幅広いなど、1人あたりの業務量が過剰になってしまうような場合は、より適切な人材配置が重要になるでしょう。

もちろん従業員を重要な業務に集中させるために、請求業務の専任の人材を雇ったり、業務を代行してもらったりする方法もあります。ただし人件費や外部コストがかさむことになるため、あらかじめ予算の調整が必要です。

代金未回収のリスクがある

代金未回収のリスクにより、新規顧客の開拓を積極的に行えないことも課題として残っています。代金未払いのケースは、「経営の悪化によって支払い能力がない」「悪意を持って支払いをしない」など様々です。

売上金は時効消滅してしまうため、もし代金が回収できないのであれば、法的措置を検討する必要があります。しかしこうした措置を実行するにも多大なコストがかかるため、代金未回収となった企業は、とても不利な状態になります。

atone（アトネ）は請求業務から督促まで実施できる後払いサービスです。後払い特有の代金の未回収リスクを100%保証します。
atoneについての詳しい資料はこちら（無料）

請求業務を効率化するポイント

請求業務には様々な課題があるものの、業務効率化によって、一部の問題を解消できる可能性があります。具体的なポイントは以下の3つです。

• 業務フローの改善
• 代行・委託会社に依頼する
• システムを導入する

上記3つのポイントについて、詳しく解説します。

業務フローの改善

業務フローを整理することで、効率化を実現できる場合があります。「誰がどのような業務を担当していて、タスクの処理にどれくらいかかっているのか」を明確化し、改善のための施策を考えましょう。

業務フローの改善に取り組むための方法は様々です。例えば、紙からデータに移行すれば、ファイリングやキャビネットでの保管といった作業を省略できます。特に昨今では、紙媒体をすべてデータにする「ペーパーレス化」が注目されています。

代行・委託会社に依頼する

自社のリソースで対応するのではなく、請求業務を代行・委託会社に依頼するといった方法もおすすめです。専門家・専門業者に依頼することで、正確な業務をこなしてもらえるだけでなく、自社の担当者の負担を減少することにもつながります。

代行・委託会社を選ぶ際は、「ユーザーが求めている決済手段が用意されているか」「必要な機能があるか」「入金サイクルが合っているか」「費用は適切か」などの項目を確認しましょう。

システムを導入する

請求管理のシステムを導入するのも1つの方法です。請求管理システムが導入できていれば、請求書発行から送付までの一連の業務を自動化できます。人間が手動で行う業務が減るため、他の作業にあてられる時間が増えるのも大きなメリットです。

さらに請求管理システムは、業務を効率化するだけでなく、請求金額の計算などの正確性を高める効果もあります。ヒューマンエラーをできる限り減らすという観点でも、システムの有用性は大きいと言えるでしょう。

請求管理システムには様々な種類があるため、代行・委託会社を選ぶ際と同様、自社に合ったサービスを選ぶ必要があります。導入実績や機能性とコストのバランスなど、重視すべき項目は多種多様です。

まとめ

請求書の発行は、法的に定められたものではありませんが、商品・サービスの取引を証明するために必要です。請求業務のフローを意識し、スムーズかつ正確に進めていくことを心がけましょう。

ただし購入者が多くなってくると、自社のリソースだけで請求業務に対応するのが難しくなる可能性もあります。その際は、請求管理システムの導入や、代行・委託会社への依頼がおすすめです。

atone（アトネ）はコンビニ後払い決済サービスであり、請求業務のアウトソースが可能です。また、後払い特有の代金の未回収リスクを100%保証します。
気になる方は、まずは資料をダウンロードしてみましょう。

資料請求（無料）はこちら