効果的な業務改善アイディアとは｜業務改善の流れと事例も紹介

業務改善は多くの企業にとって重要な課題の1つです。現状の業務における課題を抽出し、改善したいと考えている事業者の方は多いのではないでしょうか。

ただし、業務改善を進めるにあたって闇雲に効率化を図ろうとすると失敗する原因にもなりかねません。この記事では、業務改善に取り組むメリットやおすすめの業務改善アイディアを紹介します。ぜひ自社で業務改善に取り組む際の参考にしてください。

業務改善とは

業務改善とは、生産性を向上させるために業務のスリム化や質の向上を図る一連の施策のことです。業務の無駄を省き効率化・迅速化を図ることのほか、業務の精度や目的達成の度合いを高めることも業務改善に含まれます。

近年、少子高齢化に伴い労働人口は減少の一途を辿っています。企業にとって、可能な限り生産性を高めることは将来的に事業を持続させていく上で欠かせない課題となっているのです。こうした課題を達成するための取り組みの1つとして、業務改善を図ることは業種を問わず必要な施策といえるでしょう。

業務改善を行うメリット

業務改善を行うことは、企業にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。業務改善によって得られるメリットの一例を紹介します。

日常業務の効率化

業務改善に取り組むことによって、業務の無駄が削減され日常業務の効率化を図ることができます。従来は時間がかかっていた業務をより短時間で完了できたり、業務の負荷が軽減されたりするのです。

こうした無駄の削減によって、人件費の節約や労働環境の改善といった効果が期待できます。従業員が本来注力するべき業務に集中しやすくなり、業務全体の質を向上させることにもつながるでしょう。

生産性・売上の向上

業務改善に取り組むことで業務が効率化され、同じ時間内に生産できる量が増えます。単に生産性を高めるだけでなく、より少ない労力で最大の生産性を発揮できるようになるのです。

生産性が向上すれば、売上も伸びていくことが期待できます。より多くの顧客に効率よく商品を届けられたり、顧客の要望に応えるために必要な時間・労力が軽減できたりするからです。

新しいビジネスに挑戦しやすい

新しいビジネスに挑戦しやすくなるのも、業務効率化の大きな魅力です。時間やコストを削減できるため、企業内にリソースが蓄積されていき、それを使って創造的なビジネスに挑戦できます。

もし新しいビジネスが成功すれば、大きな収益を上げられるため、それを従業員に還元できます。従業員は「自分の頑張りが会社の成功につながった」と考え、より高いモチベーションを持って、普段の業務に臨むようになるでしょう。

従業員の満足度向上

業務改善が効果を発揮すれば、従業員が本来取り組むべき有意義な業務に注力しやすくなります。業務の無駄が多い状態では、意味のない残業が発生するなどして従業員が不満を抱く原因にもなりかねません。業務改善への取り組みは、従業員の満足度向上においても重要な役割を担っています。

また、業務がスリム化することで人材不足が解消され、従業員一人ひとりのストレスが軽減されます。結果として従業員のモチベーションアップにもつながり、より活気のある職場環境を醸成することにもつながるのです。

おすすめの業務改善アイディア

業務改善には、具体的にどのような取り組みが考えられるのでしょうか。業務改善に役立つおすすめのアイディアを5つ紹介しますので、取り入れられそうなものからぜひ実践してみてください。

新しいツールの導入

従来は人の手で行っていた業務をツールで代替・自動化することにより、作業量や作業時間を減らすことができます。たとえば、下記のようなツールが業務改善に役立つでしょう。

• 業務を自動化するツール：RPA、MAツールなど
• コミュニケーションを円滑化するツール：ビジネスチャット、Web会議ツールなど
• 時間管理のためのツール：タイムトラッキングツール、タスク管理ツールなど

ツールの導入によって、ヒューマンエラーを減らすことにも寄与します。人の手で処理されてきた作業をツールで代替できないか検討してみましょう。

▼業務改善に役立つツールについて詳しく知りたい方はこちら

【企業担当者向け】業務効率化ツールとは｜必要性や選び方を解説

本記事では、業務効率化ツールを利用するメリットや選ぶ際のポイントについて詳しく解説しています。業務効率化ツールの種類についても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

作業の優先順位を明確にする

作業の優先順位付けも重要です。ムダな作業を省略できたら、残ったものをリストアップし、「どれを先に処理するべきか」を明確化しましょう。

作業の優先順位をつけるために重要になってくるのが、自分のスケジュール表です。それぞれの業務には、必ず納期またはそれに準ずる期限が存在します。「◯日までにこの作業をこなし、×日までにあの作業をこなす」と計画を立てていきましょう。

慣れてくると、日にち単位ではなく、時間単位（◯時までに〜）でスケジュールを立てられるようになります。

担当者の見直し

複数の部署における業務の重複や、担当者が明確化されておらず複数人で担当しているような状態は、業務に無駄が生じている典型例といえます。現状では誰がどのような業務を担当しているのか実態を明らかにし、業務の無駄を抽出していくことが大切です。

その上で誰が何をするべきかを明確化し、担当者の見直しを図りましょう。これまで習慣的に続けられてきた業務の進め方にとらわれず、本来の目的や業務で達成するべきゴールから逆算して担当業務を整理していくのがポイントです。

クラウドを活用した情報共有

従業員間で適切に情報共有ができる環境を整えていくことも、業務改善において重要なテーマの1つです。必要な情報が共有されていることで、コミュニケーションコストを下げ業務の生産性を高める効果が期待できるからです。

情報共有を促進するには、クラウドを活用することをおすすめします。クラウド上で情報が随時更新されるため、アクセス可能な従業員全員が常に最新の状態を確認できます。また、複数のデバイスからアクセスでき、場所や環境を選ばず業務を進められることも特徴の1つです。在宅ワークの従業員ともやりとりしやすいことから、在宅ワーク環境下での業務改善にも役立つでしょう。

フローチャート作成

業務全体の流れや手順をフローチャート化しておくこともおすすめの方法です。業務の流れが可視化され、どの段階で何をするべきかが把握しやすくなります。部署単位での業務の流れだけでなく、全体の流れを把握できるようにすれば、部署間で生じている業務の無駄を発見することにも役立つでしょう。

さらにツールを利用することにより、フローチャート上のどの段階にあるのか把握する仕組みを構築しておくと効果的です。従業員が自身の担当業務だけでなく、他部署が関わる前後の工程も考えて仕事を進めるきっかけとなり、組織全体での業務改善につながる可能性があります。

研修を行い人材を育成する

適材適所の実現に向けて検討を重ねることも、業務改善の重要なポイントです。現状の人員で最も優れたパフォーマンスを生み出すためには、各自が最も力を発揮できる人員配置になっている必要があります。

そのためには、人材を適切に評価した上で配置できるマネジメント能力が不可欠です。組織全体を俯瞰できるリーダーを育成し、マネージャー層に登用していくことが適材適所の実現に向けた第一歩となるでしょう。研修を行いマネジメント能力を備えた人材を育成していくことも、長い目で見た場合に業務改善の施策の1つといえるのです。

業務改善アイディアを実現するための流れ

業務改善アイディアを実現するには、どのような流れで進めていけばよいのでしょうか。業務改善の基本的な流れを紹介しますので、自社で業務改善に取り組む際に役立ててください。

課題の洗い出し

まずは、業務のどこに無駄があり、改善が必要なのか現状の課題を洗い出しましょう。業務別に担当者・担当範囲・実際の作業内容・工数などを整理し、箇条書きにしていきます。業務の発生頻度や必要なスキルについてもまとめておくと、改善アイディアを出し合う際に改めて詳細を確認する手間が省けます。

具体的な作業内容については、各担当者にヒアリングを実施することも大切です。見た目以上に手間がかかっている業務や、担当者の個人的なスキルに依存している業務が潜んでいる可能性があります。従業員に業務改善の趣旨を周知しておき、各自が感じている課題を聞き取っていくとよいでしょう。

改善アイディアを出し合う

洗い出した課題について、現場の担当者の声を聞きつつアイディアを出し合います。他部署の見解を聞くことによって、これまで習慣化していた業務の進め方に無駄があったと気づく場合もあるでしょう。先入観に囚われず、業務の目的や本来のゴールを達成するためのアイディアを募ることが大切です。

業務改善の手法は業界や事業内容によって多種多様ですので、進め方に正解はありません。自社に合った方法を模索し、有益なアイディアが出やすい話し合いの進め方を確立していきましょう。

実行・評価を繰り返す

取り組むべき業務改善策が決まったら、さっそく実行に移していきます。いつまでに何をやっておく必要があるのかスケジュールを立て、スケジュールに沿って実行していくことが大切です。

ただし、業務改善ははじめから成功するとは限りません。実行した業務改善策に対する評価を行い、求める効果が得られなかった点に関しては軌道修正していく必要があります。評価と改善を繰り返してPDCAを回し、業務改善の精度を高めていきましょう。

業務改善アイディア事例集

業務改善に取り組み、実際に成果を挙げている事例を紹介します。具体的な進め方や得られた効果にも触れていますので、業務改善アイディアの一例として参考にしてください。

メンズスキンケアブランドの事例

メンズスキンケア製品を通じて、男性の肌へ新しい価値を提供することを目指している企業の事例です。決済サービスに「atone（アトネ）」を導入し、決済時に従業員が顧客とやり取りする際に発生していた負荷の軽減に成功しました。atone（アトネ）は即時与信のため、与信結果に関する顧客とのやり取りが不要であることも決済業務をスリム化できた大きな要因の1つです。結果として業務負荷が軽減しただけでなく、LTVの改善にもつながっています。

音楽コンテンツ販売事業者の事例

CDやDVD、BDを販売する事業者の事例です。従来は代引きを利用する顧客が多く、受け取り拒否による返品処理に追われていました。後払い決済サービス「atone（アトネ）」の導入と代引きの停止により、返品率を大きく引き下げることに成功しています。返品処理に伴う従業員の業務負担が軽減され、本来注力するべきサービス向上などにつながる業務に集中しやすくなりました。ツールの導入により業務を効率化できただけでなく、従業員の満足度向上にもつながった事例といえるでしょう。

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業務改善アイディア実現のためには業務の見直しから

業務のスリム化や質の向上を図る業務改善。日常業務の効率化や生産性・売上の向上を実現し、従業員の満足度向上を図るためにも継続的に取り組んでおきたい施策の1つといえるでしょう。

業務改善アイディアは各企業によってさまざまで、決まった進め方は存在しません。今回紹介してきた基本的な進め方を参考に、まずは現在の状況を見直すことや課題を洗い出すことから始めてみましょう。ぜひ自社に合った業務改善策を考案し、着実に実行していってください。

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