【企業担当者向け】業務効率化ツールとは|必要性や選び方を解説

本記事では、業務効率化ツールを利用するメリットや選ぶ際のポイントについて詳しく解説しています。業務効率化ツールの種類についても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

目次
  1. そもそも業務効率化とは
    1. 参考:DXとは
  2. 業務効率化ツールを利用するメリットとは
    1. 社内の生産性がアップする
    2. コスト削減につながる
    3. ワークライフバランスが向上しやすい
  3. 業務効率化ツールを選ぶときのポイント
    1. 社内の現状・課題を把握する
    2. 操作性・ユーザビリティを確認する
    3. 既存システムとの連携可否をチェックする
    4. セキュリティ対策を確認する
    5. サポートの有無を確認する
  4. 業務効率化ツールの種類とは
    1. 業務効率化ツール1:RPA
    2. 業務効率化ツール2:コミュニケーションツール
    3. 業務効率化ツール3:タスク・プロジェクト管理ツール
    4. 業務効率化ツール4:ワークフローシステム
    5. 業務効率化ツール5:ペーパーレス化ツール
    6. 業務効率化ツール6:電子契約システム
      1. 電子契約が認められていない契約書類の一例
    7. 業務効率化ツール7:マーケティングツール
  5. 自社にあった業務効率化ツールを選ぶことが大切

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労働人口の減少への危機感が高まり、DXの推進が進むなか、業務効率化ツールが注目されています。業務効率化ツールの導入を検討している事業者の方もいるのではないでしょうか。

しかし、業務効率化ツールには数多くの種類があり、どれを導入すべきか判断しにくいケースも少なくありません。本記事では、業務効率化ツールの選び方や種類について紹介します。自社にとって必要な業務効率化ツールを見極め、導入すべきツールを選ぶ際にぜひ役立ててください。

そもそも業務効率化とは

業務効率化という言葉をよく耳にしますが、具体的に何を指しているのでしょうか。業務効率化とは、仕事におけるムダをなくし、効率を良くすることをいいます。とくに業務内で発生しがちなムリ・ムダ・ムラをなくすことと捉えてください。

  • ムリ:業務量やスケジュール面で従事者の負担が過大になっている状態。
  • ムダ:本来必要とされる以上のヒト・モノ・カネが投下されている状態。
  • ムラ:業務の取り組み方や精度、投じる時間が不均一になっている状態。

昨今は労働人口が減少傾向に転じていることから、こうしたムリ・ムダ・ムラをなくし経営資源を効率よく活用する必要があります。DXの推進が注目されている背景には、業務効率化が深く関わっているのです。

業務効率化を実現するには、業務効率化ツールの導入が効果的といわれています。業務効率化に役立つ機能がすでに備わっており、それらを活用することによって着実に業務効率化を図ることができるからです。

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参考:DXとは

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、デジタル技術を活用して社会に変革をもたらすことを指します。既存のビジネスモデルや企業風土がデジタル技術によって刷新され、従来はなかったビジネスが創出されていくことを表しているのです。

多くの企業がDX推進へと舵を切るきっかけとなった出来事の1つにコロナウイルスの感染拡大が挙げられます。テレワークを導入するにあたり、業務の進め方やコミュニケーションのあり方を根本的に見直すことが求められるケースが多発しました。DX推進に着手する企業が増えるに従って、業務効率化ツールへの注目も急速に高まっていったのです。

業務効率化ツールを利用するメリットとは

業務効率化ツールを利用することによって得られる主なメリットとして、次の3点が挙げられます。

社内の生産性がアップする

従来は人の手で行われてきた単純作業や繰り返し作業をツールで自動化・半自動化することで、業務にかける時間を短縮することができます。また、ヒューマンエラーを防止し作業の手戻りやチェックに費やしていた時間を削減できるのです。人的資源をより創造的な業務に集中投下しやすくなり、社内の生産性を高める効果が期待できます。

コスト削減につながる

業務効率化ツールは従来の業務で発生していたさまざまなコストの削減に役立ちます。たとえば、契約書や請求書といった文書類を電子化することによって、これまで投じてきた印刷代・郵送代・作成にかかっていた労務費などを大幅に削減することができます。また、業務の属人化を防ぎ社員の教育・研修にかけるコストを抑えることも可能です。業務効率化ツールは従来の業務で発生していたさまざまなコストの削減に役立ちます。たとえば、契約書や請求書といった文書類を電子化することによって、これまで投じてきた印刷代・郵送代・作成にかかっていた労務費などを大幅に削減することができます。また、業務の属人化を防ぎ社員の教育・研修にかけるコストを抑えることも可能です。

ワークライフバランスが向上しやすい

業務効率化は、慢性的な長時間労働を解消することにも役立ちます。社員のワークライフバランスを向上させ、プライベートとの両立がより図りやすい職場を実現できるのです。

生産性が高く創造的な仕事がしやすい環境を整えることは、社員の定着率を高め優秀な人材を確保する上で非常に重要な施策の1つといえます。業務効率化ツールを有効活用することによって、人材確保や社員のモチベーション向上にも効果がもたらされるでしょう。

業務効率化ツールを選ぶときのポイント

自社で導入すべき業務効率化ツールを選ぶ際、どのような点に注意すればよいのでしょうか。業務効率化ツールを選ぶポイントについて解説します。

社内の現状・課題を把握する

導入する業務効率化ツールを選ぶにあたって、まずは社内の現状・課題を把握しておくことが大切です。具体的にどのような業務があり、それぞれどれだけの工数がかかっているのかを洗い出していきましょう。

既存業務の種類や内容が明らかになれば、それらの中で効率化すべき業務が見えてくるはずです。また、業務効率化ツールをなぜ導入すべきなのか、導入の目的や求めている効果がより明確になります。

このように、社内の現状・課題を把握した上で業務効率化ツールを選ぶことによって、ツールに必要な機能を絞り込みやすくなります。他社での導入事例が魅力的に映ることや、人気が高いといった理由で業務効率化ツールを選ぶのは避けましょう。

操作性・ユーザビリティを確認する

業務効率化ツールは実際に試用版を操作するなどして、操作性・ユーザビリティを確認しておきましょう。直感的に操作できるか、ツールを扱うために覚えるべきことは多くないかといった点をチェックしておくことが大切です。

扱いが難しい業務効率化ツールを導入してしまうと、社員が使いこなせず浸透しないといったことにもなりかねません。また、業務効率化ツールの操作方法について繰り返し研修を実施するためのコストがかさむ恐れもあります。

業務効率化ツールそのものの操作性とあわせて、利用シーンや使用できるデバイスの種類といった点も考慮しましょう。各部署の社員が実際に利用することを想定したシミュレーションを実施しておくことをおすすめします。

既存システムとの連携可否をチェックする

業務効率化ツールの中には、他のシステムと連携できるものも多く見られます。社内ですでに利用しているシステムとの連携可否をチェックしておくことが大切です。連携できるツールが多ければ、既存の業務フローに馴染みやすいと考えられます。また、既存システムとの連携によって業務効率化ツールの導入効果をさらに高めることにもつながるでしょう。

セキュリティ対策を確認する

業務効率化ツールに施されているセキュリティ対策についても確認しておく必要があります。セキュリティ対策が甘いと、お客様の情報や機密性の高い社内情報が外部に流出する恐れがあるからです。

業務効率化ツールのセキュリティ対策については、プライバシーマーク(Pマーク)や ISO27001/ISMSを取得済みであるかどうかを必ず確認しましょう。

サポートの有無を確認する

業務効率化ツールを導入後、操作や運用方法について不明点が出てくることがあります。また、業務改善ツールそのものに不具合が発生することも想定できるでしょう。サポートが提供されていれば、不測の事態が生じても対処してもらうことができます。

導入後のサポートが提供されているか、連絡方法は明確になっているか必ず確認しましょう。また、サポートの有無だけでなく具体的なサポートの内容・範囲についてもチェックしておくことが大切です。

業務効率化ツールの種類とは

業務管理ツールと一口に言っても、目的や用途によってさまざまな種類があります。業務管理ツールの7つの種類を見ていきましょう。

業務効率化ツール1:RPA

Robotic Process Automationの略で、PCで行う定型的な業務を自動化するためのツールです。プログラミングの知識は不要で、膨大な量のデータ管理をごく短時間で完了できる点が大きなメリットといえるでしょう。ただし、あらかじめ設定したフロー以外の処理には対応できないため、処理するデータによっては目視による確認が必要なケースが少なからず発生する可能性があります。

業務効率化ツール2:コミュニケーションツール

ビジネスチャットや社内SNS、Web会議ツールといったコミュニケーションを促進するためのツールです。情報共有や意思疎通に役立つことから、テレワーク時のコミュニケーションにも活用することができます。ただし、チャットやSNSは基本的に文字ベースでのやりとりとなるためニュアンスが伝わりにくいことも考えられます。また、Web会議ツールの画質や音質は通信の回線速度に影響されやすい点に注意が必要です。

業務効率化ツール3:タスク・プロジェクト管理ツール

共有カレンダーやTo Doリスト、ガントチャートといった機能を備えたツールです。チームやプロジェクト内の工数管理や進捗管理に活用することができます。各タスクの進行が可視化されるため、プロジェクトに遅れが生じる予兆をいち早く察知することに役立つでしょう。ただし、ツールによって利用可能な機能が異なるため、自社で必要とする管理項目が用意されているか事前に確認しておく必要があります。

業務効率化ツール4:ワークフローシステム

各種申請や稟議の決裁・承認フローを電子化するためのツールです。紙ベースの申請書や稟議書を電子化することにより、決裁・承認フローの可視化・効率化につながります。申請書の提出・押印のために出社する必要がなくなることから、テレワークを推進する際にも効果的です。導入に際して既存の決裁・承認フローを整理し、各種申請書の提出先や承認フローを明確にしておく必要がある点に注意しましょう。

業務効率化ツール5:ペーパーレス化ツール

見積書や請求書といった紙ベースの文書を電子化するためのツールです。従来は郵送や手渡しでやりとりしていた文書を、クラウド上で作成・送信することが可能となります。印刷代や郵送代の削減につながるだけでなく、文書の作成・送付に要していた時間を削減する上でも効果的です。一方、電子化された文書はサーバー上に保存されるため、システム障害などのトラブルにより文書が失われてしまう恐れがあります。定期的にバックアップを取るなど、トラブルに備えて対策を講じておくことが大切です。

業務効率化ツール6:電子契約システム

契約書を電子化するためのツールです。契約書の作成・送付・押印までを一括してツール上で行うことができます。経費節減につながるだけでなく、契約締結までの時間短縮に効果を発揮するでしょう。ただし、契約内容によっては書面での契約締結が義務付けられており、電子契約は認められていないケースもあります。あらゆる契約書類が電子契約に対応しているとは限らない点に注意してください。

電子契約が認められていない契約書類の一例

  • 訪問販売等で交付する書面
  • マンション管理等の委託契約書
  • 定期借地契約書・定期借家契約書
  • 宅建業者の媒介契約書
  • 任意後見契約書

業務効率化ツール7:マーケティングツール

顧客管理ツールやマーケティング支援ツールを導入することで、マーケティング施策に役立てることができます。分析やレポート出力機能がツールに備わっているため、特定の担当者しか扱えない業務が減り、マーケティングに関する業務を標準化する効果も期待できるでしょう。

また、ツールで情報を共有することにより、業務のブラックボックス化を防ぐ効果もあります。誰もが情報にアクセスできるようになることで、業務の属人化を防止することにも役立つのです。

自社にあった業務効率化ツールを選ぶことが大切

業務効率化ツールは、業務のムリ・ムダ・ムラをなくす上で効果を発揮します。生産性向上やコスト削減、ワークライフバランスの向上を実現したい事業者の方は、ぜひ業務改善ツールの導入を検討してみてください。

ただし、業務効率化ツールは導入さえすれば必ず効果が表れるとは限りません。自社の目的や用途にあった業務効率化ツールを見極め、適切に選択することが大切です。

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