業務効率化の意味や成功させるためのポイント

今回の記事では「業務効率化」の意味や「生産性向上」との違い、業務効率化において役立つアイデア、成功させるためのポイントなどを解説します。

企業が継続して利益を上げるために欠かせないのが業務効率化です。「業務効率化はどのように進めれば良いのか」「業務効率化に使えるツールやシステムはあるのか」といった疑問を抱えている人も多いのではないでしょうか。

業務効率化とは

「そもそも業務効率化ってどういう意味なの?」と考えている人もいるかもしれません。ここでは、業務効率化の意味や、似たような意味として使われる「生産性向上」との違いを解説します。

業務効率化の意味

業務効率化とは、仕事のプロセスから非効率になっている部分を省き、スムーズに業務を進められるようにすることです。身近な例としては、ショートカットキーの利用が挙げられます。

例えば、コピーしたい文章を選択して右クリックから「コピー」、貼り付けたい場所で再び右クリックを押し「貼り付け」を選択する作業があります。しかしコピーをするための「CTRLキー+C」、貼り付けをするための「CTRLキー+V」のショートカットを覚えていれば、わざわざマウスの右クリックを利用する必要はありません。

この例で重要なのは、「文章をコピーして別の場所に貼り付ける」という作業フローの中から、「マウスの右クリックを使う」といった非効率的な部分を取り除いている点です。このように業務効率化とは、作業フローの見直しと高い関連性を持っています。

もちろん上記は個人の意識によってできる業務効率化ですが、もっとスケールの大きな話になれば、部署単位や企業単位で業務効率化をすることになります。

「生産性向上」との違い

業務効率化と同じような意味で使われる言葉として、「生産性向上」があります。

生産性とは、リソースの投入によってどれだけのアウトプットが得られるかを指します。生産性向上は、どちらかと言えばリソースの使い方に焦点を当てており、「業務効率化」よりも広い意味を持つ単語です。

業務効率化は、生産性向上のための方策の1つと理解しておくと良いでしょう。

業務効率化や業務改善を促進するアイデア

業務効率化のために使えるアイデアは多種多様です。ここでは代表的な手法をいくつか解説します。

自動化

業務効率化をする上で重要になってくるのが、自動化です。自動化が役立つのは、同じ作業を繰り返す場面になります。例えばExcelを使用しており、数字のコピー&ペーストを繰り返すシチュエーションなどで有効です。

データが少なければそれほど問題はありませんが、大量のデータをコピー&ペーストするとなれば話は別です。同じような作業を何度も繰り返しているようであれば、自動化を検討してみましょう。

自動化の方法としてよく知られているのがExcelマクロです。Excelマクロとは、Excel上での作業状態を記録し、自動的に実行してくれるシステムです。例えば、データの移行作業をマクロで記録しておけば、わざわざ1つずつコピー&ペーストをする必要はありません。

会議の見直し

会議の見直しも業務効率化に大きく貢献します。考えておきたい項目としては、「オンラインで実施できないか」「回数を減らせないか」「そもそも会議は本当に実行しなければならないものか」などです。

会議をするためには、参加者の予定を合わせなければなりません。本当は他の仕事を進めたいと思っていたとしても、会議のためにそのタスク進行を止める必要があります。そのため、会議そのものに意味がないのであれば、業務効率が悪くなるばかりです。

昨今ではリモートワークも普及しており、オンライン会議ができる環境も充実しています。オンラインでできるからといって無駄な会議を繰り返すのではなく、会議の必要性までさかのぼって考えましょう。

マニュアルやフローチャート

マニュアルやフローチャートの作成も重要です。業務の進め方があらかじめまとまっていれば、仕事に慣れていない人でもスムーズに業務を進められます。フローチャートやリマインドツールと組み合わせれば、より業務効率を高められるでしょう。

マニュアルやフローチャートと関連して、データベースを活用してみるのも有効です。その会社や部署で培ってきたノウハウをまとめておけば、新しく異動してきたばかりの人でも業務に習熟しやすくなります。マニュアルやフローチャート、データベースなどの補完システムがあれば、引き継ぎもスムーズになるでしょう。

アウトソーシング

社内のリソースでどうしても対応できない場合は、アウトソーシングを検討してみましょう。アウトソーシングとは、外部の企業や人材に業務を委託する方法です。特に多いのは、社内ではそこまで重要な業務ではないがルーティンワークで多少手間がかかる仕事をアウトソーシングするケースになります。

外部のリソースを活用すれば、ルーティンワークにリソースを割く必要がなくなるため、自社の従業員が重要な業務に集中できます。もちろんアウトソーシングにはそれなりのコストがかかるものの、業務効率化によるコストダウンも期待できるでしょう。

業務効率化のアイデアを成功させるポイント

業務効率化には、様々な注意点があります。ここでは、業務効率化のアイデアを成功させるために意識しておきたいポイントを解説します。

手段の目的化に注意

この手の話ではよく言われますが、「手段の目的化」に注意しましょう。業務効率化にこだわるあまり、業務効率化それ自体が目的になってしまうと、重要な目標を見逃してしまいます。

業務効率化を何のために行うかというと、利益の増大や従業員の満足度向上などです。目標を必ず明確化しておき、業務効率化そのものが目的にならないよう意識する必要があります。

コストについて考える

業務効率化をするためには、それなりのコストがかかります。特に分かりやすいのはアウトソーシングで、外部の企業や人材に業務を委託するとなれば、相応の委託料が必要になります。

また、社内の人間にとって慣れない手法を次々に導入した結果、かえってコストが増大してしまう危険もあります。業務効率化を成功させるためには、コスト意識が重要です。

ミスを振り返る

これまでとは違う手法を導入した場合、必ずどこかでミスが発生します。特に成果物をベースに業務を進めるような仕事であれば、業務効率化を重視するあまり、成果物のクオリティが低下するリスクもあるでしょう。

「なぜこのようなことが起こってしまったのか」「どのように修正していくべきか」などを徹底的に分析し、ミスや品質の低下が起こらないよう工夫するのが重要です。

業務効率化に役立つツール

RPAとは、ソフトウェアロボット技術の1つで、パソコンでの作業を自動化できるツールです。例えば、人が行なっていた事務作業をロボットに代行させれば、正確かつ早急にタスクを処理できます。

業務効率化のアイデアを整理する際は、関連して導入できるツールはないかもあわせて考えると良いでしょう。もちろん導入コストがかかるので、メリット・デメリットの整理を忘れないようにしてください。

まとめ

今回の記事では、業務効率化の意味や成功させるためのポイントを解説しました。業務効率化を意識するあまり、それ自体が目的になってしまうのはよくあることです。今回の内容を参考に、業務効率化のためのアイデアを整理してみましょう。

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