今から実践できる！業務効率化のアイデアと事例の全まとめ

効率化を行うことで、いかに生産性を高められるかは事業の成果に直結する重要な課題の1つです。
今回は、すぐに実践できる業務効率化のアイデアについて、具体的な例を挙げて紹介します。この記事を読めば、業務効率化の事例を踏まえて具体的な施策を講じやすくなるでしょう。業務効率化に取り組む際の手順についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

業務効率化アイデア6つと実践例

業務効率化の具体的なアイデアを6パターン紹介します。どのような課題を抱えている事業者の方に有効なアイデアかについてもまとめていますので、自社で取り組めるアイデアのヒントとして活用してください。

優先順位を決める

事業を推進するために取り組むべきことは数多くありますが、その中でも優先度の高い業務を決めていく業務効率化のアイデアです。

課題

• やるべき作業が多すぎて、何から手をつけるべきなのかが分からない
• 全ての業務が中途半端な状態になっており、成果が出ていると実感できない

改善策

取り組むべき業務を一度全てメモなどに書き出しましょう。直近でやるべきことから今後やっておきたいことまで、漏れなく書き出していくことが大切です。

次に、それぞれの業務の優先順位を決めていきます。優先度を判断する際には、締め切りや現状の進捗具合、業務のボリュームなどを指標にするとよいでしょう。1つ1つの業務への取り組みやすさと、本質的な重要度は一致していないことも少なくありません。実は後回しにしても支障のない作業に時間を費やしていないか、客観的な視点で優先度をチェックする必要があります。

優先順位が決まったら、優先度の高いものから順にタスクに落とし込んでいきます。何時から何時までにどの作業をするのか、細かく設定していくのがポイントです。

自動化する

同じ作業の繰り返しになっていることや、手順が明確になっている作業を自動化する業務効率化のアイデアです。

課題

• 単純作業であるにも関わらず作業量が多く、時間を取られてしまっている
• 毎日のように同じ業務が発生しており、かつ単純な反復作業が大半を占めている

改善策

データの入力・抽出といった作業は、Excelでマクロを組むなどすれば自動化できる場合があります。自動化することで時間短縮につながるだけでなく、誤入力などのヒューマンエラーを防ぐ上でも効果的です。

自動化できる作業を見極めるには、「定型的な作業かどうか」をチェックしましょう。一定の手順で繰り返されている作業であれば、自動化できる可能性が高いと考えられます。Excelの機能で自動化が難しいようなら、RPAツールの導入も検討しましょう。ボタン1つで一連の作業が完了するため、作業時間を大幅に短縮することができます。

マニュアルを作成する

業務の進め方に関する基本的な手順や注意点を文書にまとめ、標準化を図る業務効率化のアイデアです。

課題

• 特定のスタッフだけが作業内容を把握しており、代替がきかない
• 担当者の判断で業務が進められており、業務の品質が属人化している

改善策

マニュアルの作成とは、端的に言えば「各担当者の仕事を文書化すること」です。ただし、担当者各自が確認するためのメモとして作成するのではなく、第三者が見た場合に分かりやすくまとめる必要があります。

図や画像を用いて視覚的に分かりやすくまとめるほか、曖昧な表現を用いないことがマニュアル作成のポイントです。たとえば、「一定の件数に達したらデータを抽出する」といった記載は客観性に欠けるため、具体的に何件に達した場合に必要なアクションであるのかを定量的に記載しましょう。実際に担当者以外がマニュアルを一読して理解できる内容になっているか、チェックしておくことをおすすめします。

外注・委託する

コア業務以外の仕事を外部の企業へ任せることで、コア業務に集中しやすい環境を整えることができ業務効率化のアイデアです。

課題

• そもそも業務量が多く、担当者の長時間労働が常態化している
• コア業務以外の仕事に時間を取られており、コア業務に集中できていない

改善策

まずは、必ずしも社内で自社スタッフが取り組む必要のない作業を抽出しましょう。たとえば、既存顧客に対するフォローは自社スタッフが行う必要がありますが、新規獲得のための営業電話であれば外部のコールセンターに委託しても問題ないはずです。営業電話をかけた結果、反応が良かった見込み客に絞って自社でアプローチしていけば効率化を図ることができます。

外注・委託することで、外部の企業が持つ優れたノウハウを活用できる場合があります。また、社内でコア業務に集中するための時間を確保しやすくなり、業務全体の質を向上させる効果も期待できるでしょう。

システムを導入する

効率化や生産性向上に役立つシステムを導入することで、業務効率化につなげるアイデアです。

課題

• 社内での情報共有やコミュニケーションに課題を抱えている
• 紙ベースの文書のやり取りなど、アナログで処理されている業務が多い

改善策

解決したい課題が何であるのかを明確にし、用途に合ったツールを選びましょう。具体的には、次のような観点でツールを選出することをおすすめします。

• 情報の共有化：クラウドツール、データベースツール
• コミュニケーションの活性化：ビジネスチャットツール、ビデオ会議ツール
• 進捗状況の可視化：プロジェクト管理ツール
• ワークフローの円滑化：勤怠管理システム、ワークフロー管理システム　など

システムを導入するにあたって、既存の業務を整理しておくことも大切なポイントです。業務フローに合わせてシステムのカスタマイズを検討する前に、業務フローの整理や簡素化が可能な部分を抽出しておくとよいでしょう。

▼業務効率化に役立つツールについて詳しく知りたい方はこちら

【企業担当者向け】業務効率化ツールとは｜必要性や選び方を解説

本記事では、業務効率化ツールを利用するメリットや選ぶ際のポイントについて詳しく解説しています。業務効率化ツールの種類についても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

専門家に頼る

業務効率化を専門に扱うコンサルタントなどに委託する方法です。

課題

• 業務効率化に向けて解決するべきポイントが分からない
• 長年にわたって慣習化している業務の改善策が思い浮かばない

改善策

さまざまな企業の業務効率化に取り組んできたコンサルタントなどに相談することで、自社に適した業務改善策を提案してもらえる可能性があります。たとえば「業務に時間がかかり過ぎている」「業務量が多過ぎる」といった問題が表面化しているものの、具体的な解決策が思い浮かばない場合に適した方法です。

専門家は外部の人材のため客観的なアドバイスを得られますが、社内の状況を把握するまでに時間を要するケースも少なくありません。まずは自社で取り組める範囲で改善アイデアを出し合い、実践して効果を検証しておくことが先決です。その結果、どうしても解決が難しいと感じた点に絞って専門家を頼るとよいでしょう。

業務効率化の手順

実際に業務効率化を進めるとしたら、どのような手順で取り組めばよいのでしょうか。やるべきことを順を追って見ていきましょう。

現状の業務の整理

まずは現状の業務を整理しておきましょう。日々の業務にどのようなものがあるのかを書き出し、各業務について次の項目をまとめていくと整理しやすくなります。

• 担当部署・担当者
• 作業にかかる工数
• 作業の発生頻度
• 必要なスキル　など

たとえば、それほど高度なスキルを必要としない業務であっても、高頻度で日常的に発生する業務であれば改善の余地があるでしょう。このように、具体的にどのような業務があり、各業務にどのような特性があるのかを明確にしておくことが大切です。

課題・問題点の洗い出し

現状の業務が整理できたら、次にそれぞれの業務について問題点がないか洗い出していきます。主にチェックしておくべき問題点は次の通りです。

• 必要がない作業を行っていないか
• 人員が作業に対して過大になっていないか
• 自動化できる作業ではないか　など

各業務の本質的な必要性や適切な人員については、実務を担当している当事者が判断しにくいケースも想定できます。第三者が疑問や違和感を抱く業務があれば、担当者にヒアリングを実施するなどして実態を明らかにしていきましょう。

改善策を決める

課題や問題点が挙がってきたら、それぞれの課題に対してどのような改善策を講じるべきか案を出していきます。改善策は抽象的にならないよう、次のように具体的な目標や行動を決めておくことが大切です。

• 誰が何をするのか
• いつまでに実行するのか
• どうなれば成功といえるのか
• まず何から着手するのか

挙げられた課題や問題点のうち、必ずしも全てを一度に改善する必要はありません。優先度の高い課題に絞り、着実に効率化を図っていくのが得策です。

改善策の実施

具体的な業務改善策が決まったら、計画通りに実行していきましょう。1つ1つの改善策には必ず期日を設け、期日までの期間内にチェックポイントを設けておくことをおすすめします。たとえば、1ヶ月間の業務改善計画であれば、1週間ごとに進捗状況を確認していくと着実に改善を図りやすいはずです。

また、業務改善策を実行する上で障壁となる事実が発覚した場合には、無理に続行せず軌道修正を図る必要があります。計画ありきにならないよう、実態に即して業務改善を進めていくことが大切です。

定期的に同じことを繰り返す

業務改善に取り組んでから一定期間が経ったら、それぞれの業務の状況を再度見直しましょう。以前と比べて業務効率化の効果が見られるか、新たな課題が表面化していないか確認し、必要に応じてさらなる業務改善を図ります。

こうして業務改善を定期的に繰り返すことでPDCAを回していくことが重要です。業務改善に一度取り組んだだけで終わってしまうことのないよう、継続的な施策として業務効率化を図っていきましょう。

まとめ

業務効率化の具体的なアイデアと実際の取り組み方について理解が深まったでしょうか。業務効率化にゴールはないため、取り組めば取り組むほど業務効率を改善することにつながります。今回解説してきたアイデアやポイントを参考に、業務効率化に取り組んでいきましょう。

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